Crona Hodges
Rheolwr Prosiect ECHOES.
Ar 23 Gorffennafrd fe wnaethom ni lansio prosiect ECHOES mewn ffordd wahanol iawn i’r hyn yr oeddem wedi’i gynllunio fisoedd lawer ynghynt. Roeddem ni wedi gobeithio cynnal y lansiad ym Mhrifysgol Aberystwyth ar Ddiwrnod Gylfinir y Byd, sef 21st Ebrill; roeddem ni wedi trefnu’r lleoliad, wedi llunio syniadau o ran siaradwyr a gwesteion, ac roedd cynlluniau ar waith i ddylunio baneri i’w harddangos ar y diwrnod. Wedyn, daeth Covid-19, a rhoddwyd y cynlluniau i’r naill ochr. Roeddwn i wedi hanner meddwl efallai y byddai modd ail-drefnu ar gyfer yr haf?
Wrth i bob un ohonom weld yr hyn a ddigwyddodd dros yr wythnosau dilynol, daeth yn amlwg mai’r ffordd fwyaf diogel a thebygol o gynnal ein Digwyddiad Lansio fyddai yn ddigidol. Er fy mod wedi mynychu ambell un, doeddwn i erioed wedi cynnal cynnal gweminar, felly roedd hyn yn gysyniad cwbl newydd i mi - roedd digon o weminarau’n trafod gweminarau ar y we gyda nifer o werthwyr llwyfannau penodol yn cystadlu am ein busnes. Roeddwn i eisoes wedi bod yn gwsmer i gwmni GoTo, ond roeddwn i mor hapus gydag ymateb Zoom i’r pandemig gyda’u cymorth ar-lein a’u dewisiadau talu syml a hyblyg, fe ddewisiais i nhw ar gyfer ECHOES.
Roeddwn i’n teimlo y dylwn roi ychydig o amser i mi fy hun i allu ymgyfarwyddo gyda’r platfform, gan gynnal cymaint o gyfarfodydd â phosibl dros Zoom, ac yn nes at amser ein dyddiad newydd ar gyfer y Digwyddiad Lansio - 23rd Gorffennaf - fe gynhaliais nifer o weminarau i ymarfer gyda’r bobl garedig ac amyneddgar iawn yn y Consortiwm! Roedd hyn yn werthfawr iawn, yn yr un modd â chael rhywun eithaf technegol ar y tîm er mwyn gallu rhannu syniadau ac ospiynau; mae yna gymaint o opsiynau neu ffyrdd o wneud pethau, felly roedd hynny’n eithaf anodd ar y dechrau, a gallai lethu llawer o bobl rwy’n siwr. Mae’r hen ddywediad “dyfal donc a dyr y garreg” yn hollol wir yn y cyd-destun hwn - fe fydden i’n awgrymu y dylech gynnal gweminarau sawl gwaith i ymarfer gyda phwy bynnag y gallwch eu perswadio i’ch helpu!
Roeddem ni’n pendroni ynghylch y tueddiadau cyffredinol o ran ‘hysbysebu’ ein gweminar, a phryd fyddai’r amser gorau i wneud hynny. Ar yr adeg honno, roedd dyddiaduron pawn yn llenwi gyda gweminarau ac roedd cwmnïau’n cynnal digwyddiadau ar-lein, felly roedd yn rhaid i ni gadw llygad ar yr hyn yr oeddem ni’n ei ystyried yn dueddiadau o ran gwahodd pobl yn y lle cyntaf, ac anfon nodyn atgoffa yn nes at y dyddiad. Yn hytrach nag anfon gwahoddiadau 4-6 wythnos ymlaen llaw, fe wnaethom ni ddewis eu hanfon 2-3 wythnos cyn y digwyddiad. Mae opsiynau ar gael hefyd o ran cyfathrebu ar ôl y digwyddiad ac roeddem ni fel tîm yn cadw golwg ar yr hyn a oedd yn cael ei gynnwys, a phryd oedden nhw’n cael eu hanfon.
Fe welsom fod nifer y rhai a oedd yn cofrestru’n cynyddu’n sylweddol yn ystod y dyddiau’n arwain at y digwyddiad, felly fe fydden i’n dweud wrthych i beidio â phoeni os mae’r niferoedd i’w gweld yn isel yn ystod yr wythnos neu bythefnos cyn y digwyddiad. Roedd pobl i’w gweld yn gadael eu trefniadau cynllunio dyddiadur tan y funud olaf. Cawsom 60 yn cofrestru, ond fe wnaethom ni golli rhai o’r rheini yn ystod y digwyddiad (sy’n rhywbeth cymharol gyffredin mae’n debyg), felly roedd gennym ni 56 erbyn y diwedd.
Gyda’r cofrestriadau, gallwch weld pwy sydd wedi cofrestru, ac yn aml o ba sefydliad (yn ôl eu cyfeiriad e-bost). Roedd hyn yn eithaf diddorol gan ein bod yn gallu gweld bod pobl o 16 sefydliad gwahanol wedi cofrestru nad ydynt yn ymwneud yn uniongyrchol â’r prosiect trwy bartner neu unrhyw un o’r sefydliadau eraill sydd eisoes ar y Bwrdd Cynghori (gyda’r mwyafrif o’r rhain wedi mynychu). Roedd hyn yn galonogol iawn i mi, ac rwy’n gobeithio y bydd nifer o’r bobl hynny’n cadw cysylltiad gyda’r prosiect.
Derbyniais nifer o negeseuon e-bost caredig ar ôl y digwyddiad i’n llongyfarch ni, ond wnes i ddim anfon ffurflenni adborth, ac rwy’n difaru erbyn hyn! Fe fydden i’n dweud wrthych i ganiatau digon o amser cyn cynnal digwyddiad o’r fath er mwyn galluogi eich siaradwyr/gwesteion i fewngofnodi, ac i gael amser i sicrhau bod y dechnoleg yn gweithio’n iawn i bawb, ac i gyflwyno pawb ayb, a sicrhau bod y siaradwyr yn gwybod ym mha drefn y byddan nhw’n siarad ayb. Cysylltodd rhai o aelodau’r Consortiwm gyda mi i ddweud eu bod yn teimlo bod y digwyddiad yn llawn cymhelliant ac ysbrydoliaeth. Roeddwn i’n teimlo bod hynny’n agwedd bwysig iawn gan ei fod mor anodd i feithrin perthynas ar draws Consortiwm ar gyfer prosiect newydd pan mae pobl yn cwrdd dros alwadau Zoom a chyfarfodydd ar-lein yn unig, felly mae cynnal rhywbeth sy’n gwneud i aelodau’r tîm eu hunain deimlo’n fwy o ran o rywbeth yn werth chweil ac yn werthfawr iawn.
Roedd gennym ni lawer iawn i’w wneud ar ôl y digwyddiad - yn y lle cyntaf, roedd angen i ni drawsgrifio’r digwyddiad cyfan, ac mae hyn yn cymryd amser, felly byddem yn argymell y dylech gadw hynny mewn cof. Yna fe wnaethom ni anfon y trawsgrifiad i’w gyfieithu, ac roedd hynny’n ddrud, er ein bod yn defnyddio gwasanaeth cyfieithu cystadleuol iawn, ond roedd llawer o eiriau i’w cyfieithu! Mae angen i’r testun sy’n cael ei anfon at y cyfieithydd gael ei osod mewn fformat penodol er mwyn hwyluso’r gwaith i bwy bynnag sy’n trefnu’r isdeitlau er mwyn gallu paru’r testun gyda’r amseru, felly mae angen ystyried hynny cyn anfon y testun i’w gyfieithu. Yna, mae’n cymryd amser i’r cyfieithydd anfon y gwaith yn ôl, sydd wedyn yn effeithio ar bryd y gallwch gyhoeddi’r fersiwn gydag isdeitlau.
Fe wnaethom ni ddefnyddio darlunydd i gofnodi prif bwyntiau’r digwyddiad, a byddem yn argymell hyn yn fawr i eraill. Fel arfer, byddai Laura wedi bod yng nghefn y neuadd yn gwneud lluniau wrth i’r siaradwyr wneud eu cyflwyniadau, ond ar gyfer y digwyddiad hwn, roedd hi’n bresennol o bell ac yn tynnu lluniau wrth i’r cyfarfod fynd yn ei flaen. O ganlyniad, dim ond ychydig o fân addasiadau oedd angen ac roedd y lluniau’n barod yn gymharol sydyn. Mae hyn yn ffordd dda o gael deunydd ar gyfer y cyfryngau cymdeithasol yn eithaf sydyn ar ôl y digwyddiad! Sicrhewch eich bod yn defnyddio’r cyfle hwn i adlewyrchu’r amrywiaeth a’r cynhwysiant ymysg eich rhanddeiliaid, y cyhoedd a’ch tîm gan fod hyn yn rhywbeth y gwnaethom ni sylweddoli’n hwyrach, ond roedd modd addasu hynny’n ddigon rhwydd.
Un peth y byddwn yn ei argymell byddai sicrhau bod pob aelod o’r panel a’r siaradwyr yn derbyn brîff llawn o natur y Rhaglen Iwerddon-Cymru, er mwyn osgoi canolbwyntio’n ormodol ar Iwerddon neu Gymru ac felly creu diffyg cydbwysedd rhwng y ddwy wlad. Rwy’n cyfaddef, mae’n anodd gwybod beth fydd pobl yn ei ddweud ar y diwrnod, ac yn aml iawn, nid yw pobl yn anfon eu cyflwyniadau atoch tan y funud olaf. Un cyngor da (sef beth mae pob gweminar sy’n trafod gweminarau yn ei ddweud!) yw sicrhau bod gennych drefniadau wrth gefn os oes rhywbeth yn mynd o’i le o safbwynt y siaradwr. Anfonodd un neu ddau o’n siaradwyr recordiad o’u cyflwyniad. Roedd hyn yn ffordd neis i fynd o’i chwmpas, ac rydw i wedi gweld hyn yn cael ei wneud mewn nifer o ddigwyddiadau ar-lein proffesiynol mawr ers hynny - mae’n sicrhau nad yw eich siaradwr yn cyflwyno am ormod o amser ac mae’n llai o risg y gallai eich siaradwr golli cysylltiad â’r we ar ganol ei gyflwyniad. Ond byddem yn argymell y dylai’r siaradwr fod ar y panel hefyd er mwyn i bobl allu gofyn cwestiynau’n fyw ar ôl y cyflwyniad - mae hyn yn ddiddorol iawn.
Rwy’n credu mai dyna’r cyfan. Bydd cynnal digwyddiadau fel hyn yn dod yn haws gydag amser wrth i ni gynnal mwy a mwy ohonynt. Cofiwch fodd bynnag nad gweminarau yw’r unig ffordd. Gall cynnal cyfarfodydd yn hytrach na gweminar hefyd weithio, gan ddibynnu ar y gynulleidfa a bwriad a nodau’r digwyddiad. Diolch o galon i fy nhîm yn Geo Smart Decisions a’m cydweithwyr o Gonsortiwm ECHOES am eu cymorth a’u presenoldeb mewn nifer o gyfarfodydd paratoi! Ar y cyfan, roedd y profiad yn un blinedig iawn, cyffrous, a phositif yn fy marn i.
Gellir gwylio gweminar lansiad y prosiect ECHOES ar YouTube.
Cymraeg 
English (UK)